Sundsvalls kommun

Skolportalen – sammanhållen digital service inom skolan

Sundsvalls kommun arbetat fram lösningsförslag “skolportelen” för en sammanhållen digital service inom skola. 
Lätt att göra rätt – enklare skoladmin för vårdnadshavare?: Slutrapport

Introduktion Skolportalen
Skolportalen kan beskrivas som en röd tråd genom barnens skolgång. Skolportalen är en självklar del av mötet med Sundsvalls kommuns förskola/skola, där information och administration finns samlat, anpassat och överblickbart på webben.
En öppen del informerar om Sundsvalls kommuns förskolor och skolor, om arbetssätt och rutiner och om aktuella frågor. I inloggat läge får vårdnadshavare överblick över sina barn, ansökningar och beslut, samt riktad information. 

Skolportalen bygger på fyra ledord, för att möta vårdnadshavarnas behov och förväntningar:  

  • Personligt  
  • Proaktivt
  • Tydligt 
  • Kontinuerligt 

Utgångspunkten i Skolportalen är att information ska vara sorterad och anpassad till användaren. Information ska serveras till användaren i form av proaktiva utskick och påminnelser/notifieringar. Skolportalen ska erbjuda användaren självservice dygnet runt, där data automatiskt återanvänds istället för att hämtas in upprepade gånger. 

Med en personlig inloggning kan vårdnadshavare logga in till portalens Mina sidor. Där finns en översikt över vårdnadshavarens barn, status på eventuella ansökningar och insatser (exempelvis specialkost) samt information från förvaltning och barnens respektive skolor i tydligt uppdelade flöden.  

Meddelanden om ansökningar, beslut, välkomstbrev, information inför terminsstart mm kan allt samlas i Skolportalen, med automatiskt genererade utskick till vårdnadshavarens registrerade e-postadress eller digitala brevlåda.  

Checklistor och andra planeringsverktyg (exempelvis kalender och årshjul) kan användas både av personal och vårdnadshavare för att tydliggöra vad som händer och när det händer, samt vad som behöver förberedas (exempelvis inför skolstart).  

E-tjänster och andra system som är relevanta för vårdnadshavaren (exempelvis V-klass) nås enkelt via portalen. 

Skolportalen bör vara responsiv, för att fungera lika bra på alla olika typer av enheter (dator, surfplatta, mobiltelefon). 

Förslaget om en skolportal ska ses om en visionär, framtida möjlighet – ännu något löst i konturerna. Nästa steg är att arbeta igenom olika funktioner, testa konceptet, kvantifiera  resursåtgång och nyttor och prioritera kommande utvecklingssteg. 

Intern nytta 

  1. Tillgång till information i samma plattform för skolpersonal 
  2. Skolans planering 
  3. Administrativ besparing
  4. Skolsköterskor sparar tid vid medgivandeinsamling inför vaccinering och vårdmöten 
  5. Sparar tid och pengar, Ystad sparar 10 000 pappersark i samband med skolstart. Lärarna kan fokusera på undervisning istället att dela ut, påminna och samla in blanketter. Hämtat från: Digital skolstart i Ystad  
  6.  Kvalitetssäkring av underskrifter från personer som har den juridiska vårdnaden, pappersblanketter kan innebära att fel person har skrivit under. Hämtat från: Digital skolstart i Ystad
  7.  Centralisering av information. Lättare för lärare, bespisningspersonal, administratörer med flera att ta del av information från ett och samma (digitala) ställe. 

Extern nytta  

  1. Samlad bild för vårdnadshavare 
  2. Bättre och snabbare administration 
  3. Årshjulet – vårdnadshavaren får reda på vad som behöver göras under året  
  4. Planeringsöversikt – Stöd till vårdnadshavare att planera  
  5. Överskiktsbild av barnets skolgång.  
  6. Ökad trygghet för vårdnadshavare med samlad, individanpassad och proaktiv information 
  7. En tydlig kanal minskar riskerna för att vårdnadshavare missar information 
  8. Efterfrågad möjlighet till självservice dygnet runt
Arkitektur 

 

1. Hur bör arkitektur vara utformad för att klara att leverera till portalen? 

En sammanhållen digital service förutsätter att befintliga (och kommande) e-tjänster och verksamhets-/adminsystem integreras mot plattformen. Arkitekturen är inte specifik för Skolportalen, utan är en del av kommunens övergripande vägval. Se https://utveckling.sundsvall.se/blog/en-mojliggorande-digital-infrastruktur-for-kommuner/ för Sundsvalls kommuns målbild för en möjliggörande digital infrastruktur. Samt https://utveckling.sundsvall.se/it-strategi/api-strategi/  för Sundsvalls kommuns API-strategi. 

En e-tjänst för flera uppgifter? Exempel: Skolstartstjänst Grundskola – Falkenbergs kommun landar informationen i de olika systemen? Synk? API? Kan en e-tjänst/e-tjänsten hämta in information från systemen så de finns när vårdnadshavare loggar in i e-tjänsten?  

2. Hur hämtar och uppdaterar information till portalen 

API strategi möjliggör att information hämtas och uppdateras från olika system (e-tjänster).  

Vad behöver du tänka på?
Att utveckla en digital plattform som Skolportalen kräver olika typer av resurser. Som exempel kan nämnas kommunikatör, lösningsarkitekt, UX-designer och webbutvecklare. Beroende på tillgången av dylik kompetens i den egna organisationen behöver externa tjänster köpas in. Den viktigaste resursen är dock personer med kunskap om arbetssätt, rutiner och nuvarande system och lösningar i skolförvaltningen (verksamhetskunskap kort sagt), för att utveckla en lösning som är relevant och användbar.