METOD & VERKTYG

Skolportalen kan beskrivas som en röd tråd genom barnens skolgång. Skolportalen är en självklar del av mötet med Sundsvalls kommuns förskola/skola, där information och administration finns samlat, anpassat och överblickbart på webben. En öppen del informerar om Sundsvalls kommuns förskolor och skolor, om arbetssätt och rutiner och om aktuella frågor. I inloggat läge får vårdnadshavare överblick över sina barn, ansökningar och beslut, samt riktad information.

Skolportalen bygger på fyra ledord, för att möta vårdnadshavarnas behov och förväntningar:

• Personligt
• Proaktivt
• Tydligt
• Kontinuerligt

Utgångspunkten i Skolportalen är att information ska vara sorterad och anpassad till användaren. Information ska serveras till användaren i form av proaktiva utskick och påminnelser/notifieringar. Skolportalen ska erbjuda användaren självservice 24/7, där data automatiskt återanvänds istället för att hämtas in upprepade gånger. Med en personlig inloggning kan vårdnadshavare logga in till portalens Mina sidor. Där finns en översikt över vårdnadshavarens barn, status på eventuella ansökningar och insatser (ex. specialkost) samt information från förvaltning och barnens respektive skolor i tydligt uppdelade flöden.

Meddelanden om ansökningar, beslut, välkomstbrev, information inför terminsstart mm kan allt samlas i Skolportalen, med automatiskt genererade utskick till vårdnadshavarens registrerade e-postadress eller digitala brevlåda. Checklistor och andra planeringsverktyg (exempelvis kalender och årshjul) kan användas både av personal och vårdnadshavare för att tydliggöra vad som händer och när det händer, samt vad som behöver förberedas (exempelvis inför skolstart). E-tjänster och andra system som är relevanta för vårdnadshavaren (exempelvis V-klass) nås enkelt via portalen. Skolportalen bör vara responsiv, för att fungera lika bra på alla olika typer av enheter (dator, surfplatta, mobiltelefon).

Förslaget om en skolportal ska ses om en visionär, framtida möjlighet - ännu något löst i konturerna. Nästa steg är att arbeta igenom olika funktioner, testa konceptet, kvantifiera resursåtgång och nyttor och prioritera kommande utvecklingssteg.

 Intern nytta

1. tillgång till information i samma plattform för skolpersonal
2. Skolansplanering
3. Administrativ besparing
4. Skolsköterskor sparar tid vid medgivandeinsamling inför vaccinering och vårdmöten
5. Sparar tid och pengar, Ystad sparar 10000 papper i samband med skolstart. Lärarna kan fokusera på undervisning istället att dela ut, påminna och samla in blanketter.
6. Kvalitetssäkring av underskrifter från personer som har den juridiska vårdnaden, pappersblanketter kan innebära att en annan person har skrivit under.
7. Centralisering av information. Lättare för lärare, bespisningspersonal, administratörer osv att ta del av information från ett och samma (digitala) ställe.

Extern nytta

1. Samlad bild för vårdnadshavare
2. Bättre och snabbare administration
3. Årshjulet - behöver jag som vårdnadshavare att ha koll på (det som ska göras)
4. Stöd till vårdnadshavare att planera (planeringsöversikt)
5. Överskiktsbild av barnets skolgång.
6. Ökad trygghet för vårdnadshavare med samlad, individanpassad och proaktiv information
7. En tydlig kanal minskar riskerna för att vårdnadshavare missar information
8. Efterfrågad möjlighet till självservice 24/7

Arkitektur

En sammanhållen digital service förutsätter att befintliga (och kommande) e-tjänster och verksamhets-/adminsystem integreras mot plattformen. Arkitekturen är inte specifik för Skolportalen, utan är en del av kommunens övergripande vägval. Se https://utveckling.sundsvall.se/blog/en-mojliggorande-digital-infrastruktur-for-kommuner/ för Sundsvalls kommuns målbild för en möjliggörande digital infrastruktur. Samt https://utveckling.sundsvall.se/it-strategi/api-strategi/  för Sundsvalls kommuns API-strategi.

Användbarhetstester (säkerställa kvalité)

Förslaget om en skolportal ska ses om en visionär, framtida möjlighet - ännu något löst i konturerna. Nästa steg är att arbeta igenom olika funktioner, testa konceptet, kvantifiera  resursåtgång och nyttor och prioritera kommande utvecklingssteg. Allt detta bör göras i så nära samarbete med användarna som möjligt. 

Förväntat resultat

1. Tillgång till information i samma plattform för skolpersonal
2. Skolansplanering
3. Administrativ besparing
4. Skolsköterskor sparar tid vid medgivandeinsamling inför vaccinering och vårdmöten
5. Sparar tid och pengar, Ystad sparar 10000 papper i samband med skolstart. Lärarna kan fokusera på undervisning istället att dela ut, påminna och samla in blanketter.
6. Kvalitetssäkring av underskrifter från personer som har den juridiska vårdnaden, pappersblanketter kan innebära att en annan person har skrivit under.
7. Centralisering av information. Lättare för lärare, bespisningspersonal, administratörer osv att ta del av information från ett och samma (digitala) ställe.
8. Samlad bild för vårdnadshavare
9. Bättre och snabbare administration
10. Årshjulet - behöver jag som vårdnadshavare att ha koll på (det som ska göras)
11. Stöd till vårdnadshavare att planera (planeringsöversikt)
12. Överskiktsbild av barnets skolgång.
13. Ökad trygghet för vårdnadshavare med samlad, individanpassad och proaktiv information
14. En tydlig kanal minskar riskerna för att vårdnadshavare missar information
15. Efterfrågad möjlighet till självservice 24/7