Utmaning
Sammanhållen digital service inom skolan
Från förskolestart tills barnet går ut ur gymnasiet behöver vårdnadshavare interagera med olika delar av den kommunala förvaltningen. En kommunal förvaltning som ofta är organiserad i stuprör.

Från förskolestart tills barnet går ut ur gymnasiet behöver vårdnadshavare interagera med olika delar av den kommunala förvaltningen. En kommunal förvaltning som ofta är organiserad i stuprör. Vissa saker hanteras analogt, andra digitalt. Flera olika kommunikationskanaler och IT-system används, utan samordning eller utbyte av information. Den kommunala servicen upplevs därför ofta som icke-sammanhållen och krånglig. Många vårdnadshavare förväntar sig en högre kvalitet och mer moderna lösningar än vad som finns idag.

Sundsvalls kommun har arbetat fram ett lösningsförslag i form av “Skolportalen”, som är en sammanhållen digital service inom skola. Under kommunens arbete med att förstå vårdnadshavarens resa genom förskola/skola har ett behov av en mer sammanhållen, digital service framträtt tydligt. En sådan skulle göra det lättare för vårdnadshavaren att göra rätt från början i alla ärenden, något som skapar trygghet och sparar tid för både familjerna och personalen. Därför har ett förslag om en digital plattform formats, där information, e-tjänster och olika system/kanaler för kommunikation mellan skola/hem samlas – Sundsvalls kommuns skolportal.

Med en effektiv sammanhållen skolportal kan man förvänta sig:

  1. Att vårdnadshavare har tillgång till information i samma plattform som skolpersonal
  2. Skolans planering
  3. Administrativ besparing
  4. Skolsköterskor sparar tid vid medgivandeinsamling inför vaccinering och vårdmöten
  5. Sparar tid och pengar, Ystad sparar 10 000 pappersark i samband med skolstart. Lärare kan fokusera på undervisning istället att dela ut, påminna och samla in blanketter. Hämtat från: Digital skolstart i Ystad
  6. Kvalitetssäkring av underskrifter från personer som har den juridiska vårdnaden, pappersblanketter kan innebära att fel person har skrivit under. Hämtat från: Digital skolstart i Ystad
  7. Centralisering av information. Lättare för lärare, bespisningspersonal, administratörer med flera att ta del av information från ett och samma (digitala) ställe.
  8. Samlad bild för vårdnadshavare
  9. Bättre och snabbare administration
  10. Årshjulet - vårdnadshavaren får reda på vad som behöver göras under året
  11. Planeringsöversikt - Stöd till vårdnadshavare att planera
  12. Översiktsbild av barnets skolgång
  13. Ökad trygghet för vårdnadshavare med samlad, individanpassad och proaktiv information
  14. En tydlig kanal minskar riskerna för att vårdnadshavare missar information
  15. Efterfrågad möjlighet till självservice dygnet runt blir möjlig

Målbild/målsättning

I Sundsvalls kommuns arbete med att förstå vårdnadshavares resa genom förskola/skola har behovet av en mer sammanhållen, digital service framträtt tydligt. Genom att göra det lätt att göra rätt för vårdnadshavare skapar vi trygghet och sparar tid - både för familjer och personal.

Därför har ett förslag om en digital plattform formats, där information, e-tjänster och olika system/kanaler för kommunikation mellan skola/hem samlas – Sundsvalls kommuns skolportal

Horisontella kriterier

När vi studerat användardata gällande e-tjänster som riktar sig till föräldrar, så har vi sett att det i stor utsträckning är kvinnorna som hanterar administrationen kring sina barn. Genom att förbättra den digitala servicen besparar vi föräldrarna det onödiga krångel som slösar deras tid. Genom att förenkla steget in i det digitala rummet kan vi minska utanförskap och öka jämställdhet och jämlikhet. Med hjälp av en bättre användarupplevelse bygger vi en lösning som inkluderar i stället för att exkludera.

I stället för att bygga lösningar som fungerar för de som är aktiva, kan vi också inkludera de passiva. Det handlar om att skapa ett digitalt självförtroende. När det gäller jämställdhet i föräldrarelationen är lösningen inte bara att spara tid åt kvinnorna, utan att involvera männen mer. Det kan vi göra genom att automatiska notifieringar går till båda föräldrar.

Kompetens

Att utveckla en digital plattform som Skolportalen kräver olika typer av resurser. Som exempel kan nämnas kommunikatör, lösningsarkitekt, UX-designer för att designa användarvänliga lösningar, samt webbutvecklare. Beroende på tillgången av dylik kompetens i den egna organisationen behöver externa tjänster köpas in. Den viktigaste resursen är dock personer med kunskap om arbetssätt, rutiner och nuvarande system och lösningar i skolförvaltningen (verksamhetskunskap kort sagt), för att utveckla en lösning som är relevant och användbar.

 

Vanligt ställda frågor, FAQ

Hur hämtar och uppdaterar information till skolportalen?

API strategi möjliggör att information hämtas och uppdateras från olika system (e-tjänster). Portalen som lösning behöver tillgång till data och tjänster och det får vi genom den API strategi som vi har i kommunen. För mer information kring det hänvisas till arbete kring API strategi.

Använder man något specifik metod för att skapa sammanhållen digital service?

Se som exempel Sundsvalls kommuns målbild för en möjliggörande digital infrastruktur. 

Vilka e-tjänster som är kopplade till skolan är redan lanserade?

Sollefteå

  • Ansökan förskoleplats/fritidshem (e-tjänsten är Tietos och utmaning hos oss med arbetssätt)
  • Ansökan om skolskjuts (e-tjänsten byggd i OeP integration med verksamhetssystem pågång)
  • Barnomsorg (Tietos e-tjänst)
  • Specialkost (OeP e-tjänst och fick förslag på förbättring efter några synpunkter)
  • Blanketter som på väg att ersättas med e-tjänster för skola; modersmål & lån av digital verktyg

Sundsvall

Förskola
Handläggning av förskoleplatser görs av placeringshandläggare (central funktion BoU) i systemet IST Administration. I IST Admin finns en rad e-tjänster för vårdnadshavare:

  • Ansökan förskoleplats
  • Tacka ja/nej till erbjuden plats
  • Ändra omfattning vistelsetid
  • Säga upp förskoleplats
  • Ändra inkomst

Utifrån behov kan vårdnadshavare sedan göra följande ansökningar:

  • Utökad tid i förskolan (särskilda skäl)

Ansöks via kommunens egenutvecklade e-tjänst (Open-e platform, inte IST Admin).

  • Särskilda behov

Vårdnadshavare till barn med särskilda behov ansöker om insatser via kommunens blankett. En e-tjänst i Open-e platform är under utveckling.

  • Specialkost

För ansökan om specialkost i förskolan finns en nyutvecklad e-tjänst (Open-e platform

Förskoleklass/skola:
Skolplacering görs i januari av skoladministrationen i adminsystemet Extens och fysiska skolplaceringsbrev skickas ut till vårdnadshavare.

Vårdnadshavare har möjlighet att ansöka om plats i en annan skola, kommunal eller fristående, för sitt barn, vilket cirka 10% gör. För ansökan om byte av förskoleklass finns en e-tjänst (Open-e platform).

Utifrån behov gör vårdnadshavare sedan följande ansökningar vid olika tidpunkter:

  • Fritidsplats

Ansökan och handläggning görs i samma system som förskolan – IST Admin. Den stora majoriteten av alla ansökningar görs via e-tjänsten.

Vid skolbyte måste fritidsplats sägas upp/ansökas om på nytt, vilket många vårdnadshavare missar.

  • Skolskjuts

En egenutvecklad e-tjänst (Open-e) för ansökan om skolskjuts finns, som används vid majoriteten av ansökningar (>90%).

  • Specialkost

En egenutvecklad e-tjänst (Open-e) för ansökan om specialkost finns (densamma som för förskolan). 90 % av ansökningarna kommer via e-tjänsten, med en topp vid skolstart och sen vår.

  • Modersmålsundervisning

Ansökningsblankett (pdf), lämnas till mentor eller postas till Centrum för flerspråkigt lärande (CFL). Idag finns inga beslut om att utveckla en e-tjänst.

En e-tjänst för medgivande av vaccination är på gång, via PMO. Liksom en digitisering av den hälsoblankett som idag skickas med i ryggsäcken.

Uppskattningsvis byter 10-15% av eleverna grundskola i någon form, på grund av flytt in/ut ur kommunen eller på grund av byte till/från en friskola. Idag görs ansökan om/uppsägning av plats i kommunal grundskola via en blankett (pdf). Ny e-tjänst (Open-e platform) för detta är på gång under 2021.

Hur upplever medborgare den digitala service som finns idag?

Sundsvall

25 intervjuer med vårdnadshavare har genomförts. Fokus i samtalen har varit att förstå behov och bakomliggande orsaker, inte att få konkret återkoppling eller sätta betyg på verksamheten. Samtal har varit utforskande, med öppna frågor om kommunikation skola-hem, samt mer specifika frågor om skoladministration och informationskanaler.

Området vi utforskat är stort och brett område, med många olika typer av användare. I det förhållandevis lilla underlaget finns dock flera mönster och gemensamma trådar. Analysen av intervjuerna kan sammanfattas i ett antal områden (som skulle behöva utforskas vidare):

  • Trygghet – det allra viktigaste för vårdnadshavaren
  • Stor variationsbredd ger mycket skilda upplevelser
  • Låg digital kompetens/självförtroende bland personal
  • Låg digital kompetens/självförtroende bland vårdnadshavare
  • Mycket information, men ofta rörigt och introvert
  • Vårdnadshavare är inte en homogen grupp, men vissa upplever att vi behandlar vi dem så
  • Varför har vi inte bättre koll på datan – och återanvänder den?

Hur löser man utmaning för vadnadshavare som inte har Bank-ID?

Sundsvall

Användandet av e-tjänster och V-klass förutsätter svenskt personnummer och e-legitimation (BankID eller Freja eID) hos barn och/eller vårdnadshavare. Cirka 1,2 % av eleverna i Sundsvalls kommuns grundskola saknar svenskt personnummer. Motsvarande siffra för antalet vårdnadshavare saknas i dagsläget, men kan antas vara under 5%. De saknar möjlighet till digitalt id och behöver en “parallell kanal” som Sollefteå beskriver ovan. Insatser behöver dock också göras för de som har möjlighet att använda digitalt id, men av olika anledningar inte gör det. Digital vägledning i samband med skolstart/föräldramöten är ett enkelt förslag för att få fler vårdnadshavare att kliva in i det digitala rummet.

Varför begär skolan uppgifter?

Genom att berätta varför uppgifter begärs in får man en större svarsfrekvens från föräldrarna. En förälder lämnar sin e-postadress och den andra låter oftast bli om det skickas hem en blankett men om man poängterar att vi behöver  e-postadresser för att båda vårdnadshavarna digitalt ska kunna godkänna t ex en vaccination ser de nyttan och skriver i bådas e-postadresser.

Hur planerar och genomför man en sammanhållen digital service inom skola?

Generellt kan man säga att man behöver strategiskt tänk, möjliggörande digital struktur. Det bör finnas avsatt medel och resurser för digitalisering generellt.

Vad krävs i form av utvecklings- och förvaltningskompetens?

Det beror till stor del på vilka förutsättningar man har. De behövs kompetens inom organisationen inom IT, API, arkitektur, förändringsledning.

 Vad är viktigt för implementering och förvaltning?

Rätt kompetens, livscykel tänk och en förankring hos ledningen. Det behövs också livscykel tänk.

Lösningar

SKICKA IN EN EGEN LÖSNING

Har ditt företag en egen lösning?

Här kan du som företagare bidra med egna lösningsförslag. Klicka på knappen nedan för att komma till kontaktformuläret.

Kontakta oss

LÖSNING

Skolportalen – sammanhållen digital service inom skolan

Skolportalen kan beskrivas som en röd tråd genom barnens skolgång. Skolportalen är en självklar del av mötet med Sundsvalls kommuns förskola/skola, där information och administration finns samlat, anpassat och överblickbart på webben. En öppen del informerar om Sundsvalls kommuns förskolor och skolor, om arbetssätt och rutiner och om aktuella frågor. I inloggat läge får vårdnadshavare […]

Kommentarer

guest
0 Kommentarer
Inline Feedbacks
Visa alla kommentarer