METOD & VERKTYG

Introduktion

Open ePlatform är inledningsvis utvecklad i det strukturfondsstödda projektet RIGES, ett samverkansprojekt mellan kommunerna Härnösand, Kramfors, Sundsvall, Timrå och Örnsköldsvik.

RIGES står för Regional Innovativ GIS- och E-tjänst Samverkan, projektet hade som mål att utveckla e-tjänster som gör det möjligt för företag och allmänhet att söka bygglov på nätet. Utöver bygglov strävade projektet också efter att göra det lättare att hitta information och att använda kommunernas kartverktyg.

För att realisera e-tjänsterna tittade projektet på befintliga e-tjänsteplattformar på marknaden, men kunde inte hitta någon som motsvarade projektets krav. Det var svårt att hitta en e-tjänsteplattform som kunde skapa moderna dynamiska e-tjänster med fokus på att göra det så enkelt som möjligt för slutanvändaren.

Ett resultat av detta blev att projektet valde att utveckla en e-tjänsteplattform utifrån ramverket OpenHierarchy, där många grundkomponenter för byggnation av e-tjänster redan fanns på plats. Genom att göra detta kunde projektet fokusera på användarens upplevelse samt skapa moderna e-tjänster som fungerar på ett bra sätt på alla typer av enheter.

e-Samverkan driver tillsammans utvecklingen av en e-tjänsteplattform kallad Open ePlatform. Inom ramen för denna plattform har tre olika typer av lösningsmönster för dokumentsignering tagits fram.

Open ePlatform - Hem (oeplatform.org)

1. Ladda upp befintligt pdf/a dokument till plattformen och skapa där en signeringsslinga för det uppladdade dokumentet genom att ange personnummer, epost och mobilnummer till de som skall signera. Dessa får då avisering via epost eller SMS beroende på val. Den som skall signeras får en länk till ”Mina Sidor” där ens samlade ärenden listas efter inloggning med eLegitimation.

Mottagare går in i det ärende den uppmanats att signera och får då möjlighet att läsa igenom dokumentet innan signering - vanligast med signeringsmetoden BankID.

Efter genomförd signering aviseras den som skapat ärenden och kan ladda ner dokumentet för vidare hantering eller arkivering.

Med denna metod kan dokument från alla typer av källor, verksamhetssystem signeras, ingen övrig integration eller anpassning behöver göras.

Exempel på dokument för detta lösningsmönster kan vara ett politiskt protokoll, årsmötesprotokoll, årsredovisningar.

2. Skapa en specifik e-tjänst för att signera ett dokument. Genom att skapa en specifik etjänst i plattformen skapas det dokument som skall signeras i e-tjänsteplattformen. På detta sätt kan en interaktion ske innan det slutliga dokumentet signeras.

När interaktionen är klar signerar handläggare och eller undertecknare dokumentet med eLegitimation.

Efter genomförd signering aviseras den som skapat ärenden och kan ladda ner dokumentet för vidare hantering eller arkivering.

Med denna metod kan dokument från alla typer av källor, verksamhetssystem signeras, ingen övrig integration eller anpassning behöver göras.

Exempel på dokument för detta lösningsmönster kan vara LVU-protokoll, skapande av avtal.

3. Integrerad direktkoppling inne ifrån verksamhetssystem. Det sista lösningsalternativet bygger på att verksamhetssystemet kan anpassas och integreras direkt till Open ePlatform. På detta sätt skapas och skickas dokumentet direkt från befintligt verksamhetssystem och inga upp och nedladdningar behöver göras.

Förutsättningar

Lösningen bygger i sin helhet på Open ePlatform med dess tekniska krav och möjligheter/begränsningar. Utöver ovan så att tillgången till eArkiv inte ett krav men en starkfördel för ett bra dokumentflöde.

Intern nytta

1. Förutsättning för den generella digitaliseringen i organisationen och samhället
2. Bygger på en befintlig plattform som väl integrerar med våra övriga e-tjänster
3. Time to market = snabb
4. Handläggarna får ett helt digitalt flöde som bland annat hjälper vid distansarbete
5. Effektivare handläggning ger kortare ledtider

Extern nytta

1. Den enskildes ärende hanteras snabbare
2. Underskrift kan göras när som helst och på valfri plats