Digitaliseringsguiden.se är under uppbyggnad, under denna betaperiod fylls guiden löpande med innehåll.
Lärande & inspiration

Upphandling - tidig dialog

Presentera era behov samt önskade resultat och få insikt i de olika lösningar som leverantörer kan erbjuda.

Skriv ut

Genom dialog med potentiella leverantörer och andra marknadsaktörer får upphandlande myndigheter en bättre bild av vilka lösningar som finns eller kan utvecklas. Det kan leda till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar.

Det vi kallar tidig dialog är en del av det förarbete som alltid bör göras inför en upphandling. Tidig dialog innebär att ni träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer med syftet att få kunskap om de lösningar som marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån verksamhetens behov.  

Att lägga tid och resurser inför en upphandling är en framgångsfaktor, och den tidiga dialogen gör det möjligt att utveckla verksamheten på ett framgångsrikt sätt. En bra dialog kan gå bortom ständiga förbättringar och kanske leda hela vägen till nya och innovativa lösningar.

Olika metoder för tidig dialog

Det finns olika metoder för att föra dialog. Oavsett vilken metod ni väljer är det viktigt att ni tydligt kommunicerar syftet. Genom ett tydligt syfte bygger ni förtroende och skapar förståelse hos potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer som ska delta i dialogen. Det ger bättre förutsättningar för att ni ska få den information ni behöver inför den kommande upphandlingen.

Syftet bör klargöras redan i inbjudan till dialog. Då får deltagarna ramarna för dialogen och kan även avgöra om de anser att det är värt att lägga tid på mötet i fråga.

Exempel på metoder

I dialogen kan ni förslagsvis använda er av följande metoder:

  • Dialogmöten
  • Enskilda dialogmöten
  • Request for information (RFI)
  • Extern remiss

Dialogmöten

Dialogmöten används vanligen för att samla in eller ge information på en mer övergripande nivå. Syftet kan exempelvis vara att informera om en kommande upphandling, ta in generell information om hur marknaden fungerar i en viss upphandling eller att skapa ett forum för diskussion om branschspecifika frågor. Om ni vill fördjupa samtalen med leverantörerna kan dialog föras utifrån olika frågeställningar kopplade till era behov.

Mer om dialogmöten

Enskilda dialogmöten

Enskilda dialogmöten kan användas när ni vill ha mer specifik information om lösningar som kan tillgodoseera behov.  Vissa leverantörer kan ha utvecklat metoder och system som de är ensamma om på marknaden och kan ge värdefull information om förutsättningar och utvecklingsmöjligheter för den kommande upphandlingen.

Mer om enskilda dialogmöten

Request for information

Request for information, RFI, kan användas på ett tidigt informationsinhämtande steg när ni inte känner till vilka lösningar som finns på marknaden. Det innebär att ni skickar ut frågeställningar till många potentiella leverantörer syfte att inhämta information kopplat till ert behov.

Mer om RFI

Extern remiss

Extern remiss innebär att ni publicerar hela eller delar av era preliminära upphandlingsdokument och låter leverantörer inom en begränsad tid komma med synpunkter på specifika krav och avtalsvillkor. Av naturliga skäl är detta en metod som används ganska sent i det förberedande arbetet eftersom ni bör ha påbörjat arbetet och utformningen av upphandlingsdokumenten.

Mer om extern remiss

https://youtu.be/V8JcIZiOokU

 


Kommentarer
Logga in för att kommentera