Utmaning och bakgrund

Automatisering av processer inom den kommunala förvaltningen kan leda till stora effektiviseringsvinster. Innan processer kan automatiseras måste det skapas förutsättningar inom verksamheten för att kunna göra det. Denna guide syftar till att ge en inblick i vad man bör tänka på innan man inför möjligheten att kunna automatisera inom sin organisation. Att införa möjligheten som ett verktyg innebär inte heller per automatik att man har automatiserat något, däremot kan man skapa en möjlighet för verksamheterna att kunna automatisera hela eller delar av sina befintliga processer.

Ny teknik, bland annat RPA (Robotic Process Automation) har skapat möjligheter att angripa utmaningarna kring automatisering på ett nytt sätt. RPA är ett sätt att komplettera integrationer och e-tjänster som idag är en verklighet för många men där det fortfarande finns handpåläggning mellan befintliga automationer.

En e-tjänst kan idag ersätta och lösa blankettbaserad informationsinsamling men oftast stannar informationen i e-tjänsten. Med hjälp av RPA kan informationen föras vidare in i övriga verksamhetssystem och RPA kan även inhämta information från befintliga informationskällor och föra den vidare ut till t ex e-tjänst eller någon annan kommunikationskanal. RPA kan således ses som en lösning för att binda samman redan idag delautomatiserade processer och skapa ett sammanhållande flöde.

Det är viktigt att beakta en hel process vid automatisering, detta för att se om man kan förenkla eller förädla processen, det kan gälla att validering av data sker vid insamling och inte senare i processen. Just datakvalité är extra viktigt vid automatisering då det behöver vara strukturerat och korrekt.

Målsättning/målbild

Många medborgare är idag vana vid att kunna genomföra sina ärenden via digitala tjänster och förväntar sig tillgång till lättanvända digitala lösningar. Kommuner som kan erbjuda bra alternativ blir därmed attraktiva både att bo och verka i.

En effektiv offentlig förvaltning med låg administration som frigör tid, samt en högre servicegrad för kommunens medborgare.

Horisontella kriterier

Även om det finns en förväntan från många på digitala och rationella lösningar finns det medborgare och kanske även anställda som inte har samma digitala mognad och snarare blir stressad över att bli hänvisade till lösningar som man inte är vana eller behärskar. Här är det viktigt att det finns stöd, men också alternativa lösningar. En alternativ lösning kan också vara bra att ha för att minska sårbarhet om det skulle uppstå störningar i samhället på digital infrastruktur.

Kompetens

Behovet av externa tjänster beror helt och hållet på vilken kompetensprofil personalen inom respektive kommun har, men även vilken ambition eller strategi man har när det gäller den interna kärnkompetensen. Saknar en kommun verksamhetsarkitekter, lösningsarkitekter, utvecklare samt egen drift kommer konsultstöd att behövas för den tiden man genomför en kompetensvridning inom sin organisation. Om strategin är att inte ha alla kompetenser i egen regi kan det vara klokt att upphandla när man ser vilka behov man har.

Man kan med fördel också överväga att samverka mellan kommuner både vad gäller kompetens för utveckling samt för drift av plattformen. Detta kan då även skapa högre grad av tillgänglighet då gemensam kunskap kan delas mellan olika kommuner och man kan hjälpas åt med drift- och utveckling.

Kontaktuppgifter

Mikael Bergström
Digitaliseringsstrateg
mikael.bergstrom@ornskoldsvik.se