METOD & VERKTYG

Att automatisera en process handlar inte enbart om att införa en teknisk lösning, utan det handlar lika mycket om att se över nuvarande arbetssätt och processer. Det är viktigt att förstå att automatiseringen kommer att innebära förändringar jämfört med hur man jobbar idag och att man talar öppet om det med hela arbetsgruppen.

På grund av detta så kan automatisering också skapa en oro i arbetsgruppen, vad händer med mitt jobb? Därför är det också av största vikt att ett automatiseringsarbete sker tillsammans och öppet, med en tydlig enighet i varför arbetet sker.

Det är ofta bra att genomföra arbetet i tre faser:

1. Skapa tydlighet i varför arbetet sker, vad är vår målbild med automatiseringsarbetet? Var öppen och transparent med målbilden, då blir det lättare för alla att sträva mot samma mål.
2. Identifiera vad som går att automatisera, kartlägg dagens process eller processer och identifiera delar med stora delar repetitivt arbete.
3. Ta fram en plan för hur automatiseringen ska genomföras, hur ska vi jobba? Vilka genomför arbetet med oss?

Därefter kan ett genomförande starta, det är viktigt att förstå att automatisering inte handlar om magi utan ett hårt arbete. Att automatisera innebär att kartlägga dagens process och arbetsrutiner i mycket stor detalj, ända ned på klick- och tangenttrycknivå.

Genomförandearbetet sker ofta i följande steg:

1. Kartläggning av dagens process på detaljerad nivå - hur ser flödet ut som ska automatiseras? Denna kartläggning är så detaljerad att den ofta sker genom att den som stöttar med automatiseringen sitter bredvid handläggare och dokumenterar hela handläggningsrutinen. I vissa fall spelas även allt som handläggaren gör in för att inte missa någon liten detalj.
2. Gå igenom om dagens process skulle kunna göras annorlunda - en del som ofta upptäcks är att dagens handläggningsrutin faktiskt skulle kunna förändras för att underlätta processen. Detta sker ibland genom att man kan arbeta annorlunda i systemet eller t ex återanvända information från ett annat it-system. Därför är det även viktigt att systemspecialister för verksamhetssystemet deltar aktivt i arbetet.
3. Utveckla slutlig handläggningsrutin i automatiseringssystemet - när ni är klar med hur handläggningsrutinen ska se ut efter att den automatiserats så kan utvecklingen av densamma ske i det automatiseringssystem ni valt (ofta kallat "RPA", t ex UiPath eller Blueprism).

Följande roller/kompetenser krävs i ett automatiseringsarbete;

• Verksamhetsspecialister/handläggare
  De handläggare som kan dagens handläggningsrutin utan och innan, de som jobbar dagligen med den utvalda processen.
• Verksamhetschef
  Den chef som är ansvarig för den utvalda processen bör medverka som sponsor och för att få en förståelse hur automatisering påverkar verksamheten, i slutändan så är det fortfarande verksamhetschefen som är ansvarig för att processen fungerar, oavsett om den är automatiserad eller inte.
• Automatiseringsutvecklare
  De som kan utveckla automatiseringen i det verktyg som din kommun använder för automatisering.
• Systemförvaltare/systemansvarig för verksamhetssystem
  En person som är kunnig kring det verksamhetssystem som automatiseringen sker inom, som kan både säkerställa att systemet används på mest effektivt sätt men som även kan hjälpa till att säkerställa behörigheter m.m.
• Projektledare
  En roll som håller ihop helheten, kan ibland kombineras med en av ovanstående roller. Viktigt att hela tiden ha helheten i åtanke, annars kan projektet falla på någon enskild detalj.