Lösning

Ledning, Styrning & Hr

RPA

Introduktion

Mjukvarurobotar (RPA) som kan arbeta i gränssnitt som en människa kan göra, är ett snabbt sätt att skapa automatiserade integrationer mellan system som saknar integration. Detta genom att roboten arbetar mot applikationen via användargränssnittet (skärmen) på samma sätt som en människa gör. En robot kan dessutom effektivt arbeta i tekniska gränssnitt (API) och integrationer i kombination med ett traditionellt användargränssnitt. Utvecklingen av RPA har gått snabbt sista 10-årsperioden och fått en stor mognad och acceptans som lösning. Det är att betrakta som ett ”verktyg i verktygslådan”; kanske inte alltid det bästa men givet förutsättningarna det mest ändamålsenliga många gånger.

Det kan vara frestande att börja med automatisering av processer med stor potential, men erfarenheten är att börja med enkla processer för att förstå möjligheter och utmaningar. Det är också ett bra sätt att lära sig och att lättare kunna möta förväntningar. Med större processer blir förväntningarna större men så även utmaningarna, det finns ofta fler varianter och udda exempel att beakta. Större processer kan också ha variationer beroende på involverade handläggare och olika verksamheter som man bör harmonisera för att ha en rationell och automatiserad hantering som är enklare att förvalta.

Intern nytta

Genom att automatisera uppnår man flertalet möjliga nyttor och effekter. Automation ger större kapacitet då en automatisk lösning kan hantera ärenden dygnet runt. Man frigör tid för andra, mer värdeskapande arbetsuppgifter. Man kan förbättra arbetsmiljön för medarbetare genom mindre stress och jämnare arbetsbelastning. Många kommuner står också inför stora pensionsavgångar där det kan vara en utmaning att attrahera arbetskraft. Här kan automatiseringar minska behovet att ersätta tidigare arbetsuppgifter men också erbjuda nya, mer attraktiva arbetsuppgifter som ska utföras framåt och som då kan vara lättare att rekrytera till.

Extern nytta

Automationslösningar skapar ökad spårbarhet i ärendehandläggningen. Man minskar antalet felaktigheter genom att skapa större konsekvens i handläggningen. En automationslösning snabbar även på handläggningstiden i och med att roboten kan arbeta dygnet runt. Även rättssäkerheten ökar då till exempel kontrollerna blir mer likställiga.

Medborgarservicen ökar genom väsentligt ökad tillgänglighet för medborgaren samt t ex möjlighet att följa sina ärenden på ett tydligare sätt.

Arkitektur

Flera av kommunerna har valt en och samma leverantör för RPA, oavsett leverantör så är den konceptuella arkitekturen likartad.

Notera att nyttjande av externa lösningar behöver säkerställa tillräckligt skydd för personuppgifter enligt GDPR, t ex ingen överföring av personuppgifter till tredje land.

I grunden har man en eller flera robotservrar som utför automatiseringen av automatiserade processer. I takt med att antal processer växer så behöver man en lösning för att orkestrera processerna så att dessa kan schemaläggas och övervakas, så att driftspersonal kan få larm och starta om processer på enkelt och överskådligt sätt. För att tidigt få verksamheten att kunna ta ägarskap för sina processer är en sådan lösning viktigt då det annars kan vara väl tekniskt.

Det finns också en rad tekniska saker att värdera vid införandet av RPA-plattformen och att sätta upp en arkitektur. Ska lösningen vara del av Active Directory domän? Hur ser möjligheten till programvarudistribution ut? Här kan det också handla om hur man vill se på ansvar samt inblandade parter. Kanske ska vissa delar finnas hos leverantör som inte måste stå i egen datorhall och nät om det går att dela på kostnaden.

Checklista: steg för steg – förutsättningar för automation

Förutsättning
En politiskt förankrad långsiktig digitaliseringsstrategi, investeringsmedel och tillgång till resurser med rätt kompetens – utan detta på plats kommer en implementation av en RPA-strategi inte vara möjlig.

Steg 1
Specificera och besluta RPA-strategin samt säkra budget och resurser för att implementera den.

Steg 2
Välj och upphandla den tekniska lösningen. Vilken produkt? I egen drift eller molnlösning?

Steg 3
Implementera RPA-lösningen samt säkra att IT-lösningar följer de regler och riktlinjer som togs fram i steg 2.

Steg 4
Skapa en förvaltningsplan för RPA-lösningen.

Fortsatt arbete
Följ kontinuerligt upp att RPA-lösningen följer de regler och riktlinjer som togs fram i steg 2.

Användbarhetstester

Användbarhetstestning används för att utvärdera om produkten uppfyller de förväntningar man har på den. Nyttan av en implementation av RPA i en organisation kommer först när man har utvecklat automationsflöden, dvs implementationen av möjligheten att automatisera innebär inte per automatik att verksamheterna själva automatiseras. Här återstår ett stort arbete att kartlägga och realisera automationerna med hjälp av verktyget.

Förväntat resultat efter att ha skapat förutsättningar för RPA inom organisationen.

Genom en implementerad RPA-lösning kan man uppnå följande möjliga nyttor och effekter:

  • Frigöra tid för värdeskapande arbetsuppgifter
  • Lägre kostnader framförallt relaterat till minskade handläggningstider och administration.
  • Större kapacitet – med en automatisk lösning kan ärenden hanteras dygnet runt
  • Bättre arbetsmiljö genom mindre stressade medarbetare
  • Flexibla lösningar som kan hantera ojämn arbetsbelastning
  • Färre felaktigheter och större konsekvens i handläggningen
  • Ökad spårbarhet i ärendehanteringen
  • Större integritet då automatiska lösningar kan hantera information mer anonymt

Vanligt ställda frågor, FAQ

Vilka processer inom Västernorrlands län är helt eller delvis automatiserade idag?

Processområde Processbeskrivning
HR Anställning (ny, ändring, förlängning)
HR Avtal nyanställning
HR Tjänstgöringsintyg
HR Skapa behörigheter i självbetjäningsportal
HR Semesterlöneväxling
HR Feriearbetande ungdomar
Ekonomi Återbetalning
Ekonomi Leverantörsbetalning (ej e-faktura)
Ekonomi Skapa bokföringsorder
Ekonomi Automatisk attest av ombokningar
Barn och utbildning Skolskjuts, kontroll, sammanställning beslutsunderlag
Barn och utbildning Elevresor, kontroll, sammanställning beslutsunderlag
Barn och utbildning Registrering av busskort
Barn och utbildning Anmälan av specialkost
Barn och utbildning Vaccinationsmedgivanden för åk 2,5,8 in till PMO (elevjournalsystem)
Socialtjänst Ansökan om ekonomiskt bistånd
Överförmyndare Registrering av akter

 

Vilka automatiseringsprojekt har genomförts i Västernorrlands län och vilka var lärdomarna?

Några kommuner har automatiserat e-tjänster inom elevhälsan. Automationen har frigjort mycket tid för skolsköterskorna som har kunnat ägna mer tid åt elever istället för administrativa arbetsuppgifter. Bland annat upplever de att vaccinationen gått bättre då de haft tid att förbereda eleverna bättre.

Vilka lärdomar har man kring olika automatiseringslösningar så som UiPath?

Produkterna inom området har nått en god mognad, men det innebär också att dessa är avancerade och något som kräver utbildning och stöd vid införande. Leverantörerna har egna certifieringssystem som i tillägg till erfarenhet av produkterna är relevant kunskap att efterfråga. Certifieringarna är i allmänhet öppna och avgiftsfria vilket gör att bortsett från egen tid så är kostnaden för att utbilda sig genom självstudier och senare certifiering inte så stor.

Har de som genomfört ett projekt tagit hem nyttan av den, och i sådana fall hur?

I automatiseringen av vaccinationsmedgivande upplever skolsköterskorna en stor tidsvinst vilket gör att de kan lägga tiden på eleverna istället för på administrativa arbetsuppgifter.

Största nyttar blir generellt vid en automation att ärendehantering går snabbare och servicegraden för medborgare ökar. Dock kvarstår en digitala mognaden som en begränsande faktor där då tid och energi läggs på support och guidning vilket bör kunna avhjälpas med tydligare kommunikation om hur processen görs och vad som krävs av den som använder en digital lösning.

Förbättringar kring upplevelsen av e-tjänsten/automationen bör också beaktas så att den totala lösningen fungerar smidigare. I ovanstående exempel med vaccinationsmedgivanden är RPA endast en mellanhand för att registrera ärenden och ta emot svar i en e-tjänst där de största problemen kring de flödena ligger på e-tjänsten utformning och hantering av ärenden. Som exempel kan nämnas att ett ärende hamnar hos en vårdnadshavare som ska svara på frågor och signera medgivandet som då går till nästa vårdnadshavare för signering. Detta flöde är inte helt självklart och bör utredas ytterligare och förbättras med en ombudshantering där vårdnadshavare automatiskt är ombud för de barn man har vårdnad för enligt Skatteverkets register. Idag görs kontroll direkt mot Skatteregistret men ärendet ligger hos en vårdnadshavare och bör egentligen ligga hos barnet som då kan hanteras av ombud (föräldrarna). Det bör även begränsas vilken information föräldrar kan ange och ändra i denna hantering då det förekommer fel i insänt medgivande.

Vilka risker finns det att ta i beaktning under utveckling och förvaltning?

Utveckling bör ske på en dedikerad utvecklingsmaskin(server) för att undvika problem vid produktionssättning med till exempel operativsystemspråk, tillgång till applikationer eller andra tekniska skillnader från utvecklingsmiljön. Kodhantering bör ske enligt antagen modell för egenutveckling med till exempel GITHUB eller liknande kodförvaltning för att säkerställa spårbarhet i versioner samt backup av befintlig kod.

Plattformen bör ha en systemägare och en systemförvaltare samt i förekommande fall även en teknisk systemförvaltare så drift kan säkras både vad gäller förändringar i teknik och i programvara. Den bör ingå i den övriga systemförvaltningen och ha, på samma sätt som andra verksamhetssystem, en systemförvaltningsplan, ärendehantering, budget och strategi.

Viktigt är också att tydliggöra inom organisationen att RPA-plattformen möjliggör automatisering men verksamheterna är själva ansvariga för processen med en processägare och en processförvaltare. Här ingår att signalera vid förändringar i processens delar (applikationer, gränssnitt, arbetssätt) och ta ansvar för att processen kan fortleva som planerat och anpassas till verksamhetens utveckling.

Kommentarer

guest
0 Kommentarer
Inline Feedbacks
Visa alla kommentarer