METOD & VERKTYG

Skicka post digitalt istället för fysiskt

I Sverige finns det en nationell tjänst för att skicka post digitalt istället för det traditionella fysiska kuvertet. Via tjänsten Mina meddelanden kan myndigheter och kommuner skicka post digitalt till privatpersoner och företag. Genom att skicka post digitalt kan man erbjuda bättre service, minska kostnader och spara resurser. Och mottagaren får sin post säkert och samlat.

Vad krävs för att kunna skicka digital post?

Kommunen eller myndigheten behöver först ansluta sig som organisation till Mina meddelanden, när man gjort detta så kan man ansluta sina IT-system till tjänsten så att utskicken kan ske direkt via dessa för att minimera administrationen vid utskick. Man kan även installera en funktion i e-posten (Outlook) som gör att man kan skicka post direkt via Outlook.

Det finns även fler varianter på hur digital post kan skickas, man kan ofta även köpa det som tjänst om man har en tredjepartsleverantör som sköter utskick av post.

Allt om hur man ansluter som kommun eller myndighet samt vad det innebär kan man läsa om på Minameddelanden.se.

Kan vi skicka all vår post digitalt?

Nej, idag (sommaren 2019) är det ca 3,5 miljoner medborgare anslutna till en digital brevlåda i Sverige. Vilket innebär att dessa 3,5 miljoner kan ta emot sin post digitalt men resterande kräver fortfarande ett fysiskt utskick. Så Mina meddelanden är inte en tjänst som löser alla utskick, men den kan hjälpa till att minska antalet fysiska utskick.

Hur fungerar det i praktiken?

1. Kommunen eller myndigheten gör ett utskick av post till en privatperson eller till ett företag direkt i sitt ordinarie IT-system
2. IT-systemet som används kollar i tjänsten Mina meddelanden om mottagaren har en digital brevlåda via t ex Min Myndighetspost eller Kivra
3. Om mottagaren har valt att ha en digital brevlåda så skickas posten till Mina meddelanden som sedan säkerställer att den kommer fram till den tjänst som mottagaren valt som sin digitala brevlåda.
4. Om mottagaren inte har en digital brevlåda så meddelar systemet det och då får man hantera det utskicket via ett traditionellt fysiskt utskick

Film som visar hur Mina meddelanden fungerar

Stödmaterial från SKL

SKL har tagit fram stödmaterial till kommuner och landsting rörande införandet av Mina meddelanden, stödmaterialet består av förstudie, vägledning och kravunderlag vid upphandling. Allt detta finns samlat på SKL.se. Förstudierapporten och vägledningen finns även bifogade som filer på denna sida.