METOD & VERKTYG

Fördelar med funktionskrav

Att uttrycka identifierade behov som en önskad funktion låser inte leveransen eller utförandet, till en särskild teknik, arbetsmetod eller produkt utan möjliggör för leverantörerna att bestämma hur lösningen ska se ut. Den som upphandlar öppnar upp för alternativa lösningar (alternativa anbud) och kan på så sätt få nya eller innovativa lösningar.

Krav som med fördel kan uttryckas med funktion, är krav som antas vara konkurrenshämmande, kostnadsdrivande eller helt enkelt svåra att beskriva i detalj. Krav som inte lämpar sig för funktion kan vara om det finns begränsningar som verksamheten inte kan eller som är olämpligt att ändra. T ex en begränsad tid ”Arbetet måste ske mellan klockan...”

Funktionskrav kan även möjliggöra ett större förhandlingsutrymme för parterna när förhandling är tillåtet och avtalet kan bli mer flexibelt för ändringar vid till exempel teknisk utveckling eller förändringar i utförandet.

Hur kan funktionskrav användas?

När du arbetar med funktionskrav och behöver stöd kan du använda vårt metodblad som ger råd om formulering, utvärdering och uppföljning. För den som inte är van att arbeta med funktionskrav kan känna ett motstånd i början att uttrycka sig, utvärdera och följa upp i termer av funktion.

Formulera funktionskrav

I vårt metodblad får du tips och inspiration om hur du kan tänka för att formulera funktionskrav. I exempel illustreras hur funktionskrav kan formuleras i olika typer av upphandlingar. Du får också hjälp med hur du kan testa dina formulerade funktionskrav så att de exempelvis inte är kostnadsdrivande eller utestängande. Metodblad Formulera funktionskrav (pdf)

Utvärdera funktionskrav

När du formulerar dina funktionskrav behöver du tänka igenom hur kontroll och utvärdering ska ske. Fundera på vad som ska kontrolleras och utvärderas under anbudstiden och vad leverantören ska bevisa under avtalsperioden. I metodbladet hittar du olika metoder för utvärdering och bedömning. Metodblad Utvärdera funktionskrav (pdf)

Uppföljning av funktionskrav

När du formulerar funktionskraven är det viktigt att du även funderar på hur kravet ska följas upp. Om leverantören ska beskriva lösningen för hur funktionskravet ska uppfyllas, så kan den lösningen vara verktyget för uppföljningen. Resultatet i uppföljningen ska dock fortfarande stämma överens med det ursprungliga funktionskravet. I metodbladet finns tips och exempel på genomförande av uppföljning. Metodblad Följa upp funktionskrav (pdf)

Förutsättningar för att använda funktionskrav

Om en organisation arbetar strategiskt med inköpsarbete ger det större möjligheter att ställa bra funktionskrav. Har verksamheten framtagna mål och strategier är det en bra grund att utgå ifrån. En annan förutsättning är att det finns rätt resurser och kunskaper för att genomföra upphandlingen.

För ett lyckat resultat är det extra viktigt med kunskap om beställarens verksamhet, dess uppdrag, mål och förutsättningar. En aktiv samverkan mellan upphandlare och beställare redan i behovsanalysen underlättar arbetet. Genom att upphandlaren lyssnar på beställarens resonemang, istället för att få en färdig kravspecifikation, blir det lättare att fånga upp rätt behov och formulera funktionskrav

Lika viktigt är kunskapen om leverantörsmarknadens möjligheter. Funktionskrav kan gynna kreativa företag som kan vara med och lämna förslag på olika typer av lösningar. Därmed utnyttjas företagens kompetens på ett bättre sätt. Med fler potentiella anbudsgivare skapas en bättre konkurrens på marknaden.

Funktionskrav i en upphandling kan också leda till att fler verksamheter får nytta av avtalet än vad som först var tänkt eller möjligt. Det är därför bra att arbeta så brett som möjligt genom att bjuda in flera verksamheter till behovsanalysen.

Myter och svar om funktionskrav

För att underlätta användandet har vi identifierat fem vanliga myter om funktionskrav. Vad får man göra och inte? Läs myter och svar om funktionskrav i offentlig upphandling i broschyren. 5 myter om funktionskrav i offentlig upphandling (pdf)

Tänk på att

• Koppla funktionskraven till verksamhetens uppdrag, strategier, mål och tydliga önskade effekter och resultat.
• Testa och utveckla funktionskraven genom intern och extern dialog.
• Ta fram en utvärderingsmodell som är öppen och transparent
• Definiera vilka kriterier som är viktigast för att bedöma hur väl lösningsförslagen möter efterfrågad funktion och vilka bedömningsgrunder som ska gälla.
• Ha en plan för hur avtalet ska följas upp.