Lösning

Start / Verksamhetsöverskridande / Digital signering/­e-underskrift / Förstudie om digital signering (e-signering), Timrå kommun

Verksamhetsöverskridande

Förstudie om digital signering (e-signering), Timrå kommun

Förstudie om digital signering (e-signering), Timrå kommun

Vi såg ett stort behov av att införa en e-signatur som en tjänst på kommunen för att kunna fortsätta vår digitala resa framåt. Införandet av e-signatur kommer att ge oss möjligheter att utveckla och förenkla för både medborgare och medarbetare. Vi har idag i kommunen många förvaltningar som är i behov av en e-signeringstjänst för att kunna utveckla sina verksamheter mot effektivare och snabbare administration, bättre arbetsmiljö för medarbetare och bättre medborgarservice. Vi såg också en vinning med att införa en e-signatur för hela kommunen, både ur ekonomisk -och förvaltningsperspektiv samt att kravställningen blir korrekt både ur ett kortsiktigt och långsiktigt tänk.

Framgångsfaktorer för Timrå kommun för att få ett lyckat införande av e-signatur:

  • En e-legitimationsmodell som fungerar i hela kommunen både för medarbetare och medborgare.
  • En fristående signeringstjänst som följer DIGG:s rekommendationer
  • Första införande sker på processen för utbetalning av arvode till politiker då den känns mest akut

Med förstudie som underlag föreslår Timrå kommun ett projektdirektiv för att definiera ett införande av e-signatur på våra förvaltningar. Detta direktiv skall beskriva följande uppdrag:

  • Framtagande av kravbild och upphandling för en e-signaturtjänst
  • Framtagande av omfattning och införande av e-signering i processen för utbetalning av arvode till politiker
  • Effektmål och mätmetoder av användningen av e-signaturen
  • Budgetuppskattning på ett införande och hur det skalar i en bredare utrullning av e-signaturtjänster i kommunen

Förväntad resultat av lösning på Open ePlatform

  • Förutsättning för den generella digitaliseringen i organisationen och samhället
  • Bygger på en befintlig plattform som väl integrerar med våra övriga e-tjänster
  • Time to market = snabb
  • Handläggarna får ett helt digitalt flöde som bland annat hjälper vid distansarbete
  • Effektivare handläggning ger kortare ledtider
  • Den enskildes ärende hanteras snabbare
  • Underskrift kan göras när som helst och på valfri plats

 

Vanligt ställda frågor, FAQ

Hur planerar och genomför man digital signering?

Det viktigaste är att det finns avsatt medel och resurser för digitalisering generellt.

Vad krävs i form av utvecklings- och förvaltningskompetens?

Behovet av externa tjänster beror helt och hållet på vilken kompetensprofil personalen inom respektive kommun har. Saknar en kommun till exempel verksamhetsarkitekter, lösningsarkitekter, verksamhetsutvecklare samt egen drift kommer konsultstöd att behöva upphandlas för den tiden man genomför en kompetensvridning inom sin organisation.

Vad är viktigt för implementering och förvaltning?

En kommun behöver ha verksamhetsrutiner, lagring av dokument, dokumenthanteringsplan, samt rätt kompetens och förankring hos ledningen.

Vilka krav bör man ställa på en leverantör och lösning?

Timrå har gjort en förstudie För att lyckas med ett införande av digital signering med hjälp av e-underskrifter är det viktigt att enskilda specialistroller såväl som organisatorisk kompetens finns på plats. Viktigt är att hela tiden ha klart för sig vad det verkliga behovet är, dvs kundbehovet.

Med anledning av att området är komplext är en nödvändig och grundläggande princip att arbetet bör vila på nationella standarder och rekommendationer från normerande aktörer. Dessutom bör följande principer gälla.

  • Lösningen bör stödja avancerade elektroniska signaturer för fysiska personer.
  • Undertecknaren behöver ha full kontroll över de uppgifter som ska signeras.
  • Signaturen ska vara inbäddad i PDF/A-format och bör baseras på PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
  • En visuell representation av signaturen bör tillföras den signerade handlingen.
  • Lösningen bör följa rekommendationer, vägledningar och standarder från DiGG för e-underskrifter.
  • Lösningen bör följa Ineras referensarkitektur för e-underskrifter och identitet och åtkomst.
  • Utformningen och implementeringen av lösningen bör utgå ifrån att kunna nyttjas över hela kommunen/koncernen som en generisk tjänst och byggblock.
  • Utformningen av lösningen bör ge stöd till att komponenter med enkelhet kan bytas ut över tid med låg påverkan för lösningen i sig såväl som för dess användare.
  • Denna lösning bör utgöra första-hands-valet när verksamheter har behov av en elektronisk signatur baserat på en analys av författningskrav, lämplighet och risk/konsekvens.

Kommentarer

guest
0 Kommentarer
Inline Feedbacks
Visa alla kommentarer