Lösning

Start / Verksamhetsöverskridande / Säker digital kommunikation / Behov – säker digital kommunikation samt lösning för säkra digitala möten

Verksamhetsöverskridande

Behov – säker digital kommunikation samt lösning för säkra digitala möten

Introduktion

Utmaning: vi behöver kunna kommunicera med våra medborgare och intressenter på ett säkert digitalt sätt. Pandemiåren har eskalerat behovet av digital kommunikation, och många medarbetare och medborgare upplever att de digitala verktygen förenklar och underlättar vår vardag. Vi behöver därför se till att vi har säkra lösningar som både uppfyller externa krav och våra gemensamma behov. Utifrån en enkel behovsinsamling togs beslut att upphandla lösning för säker digital kommunikation.

Lösning för säker e-post

Upphandlades våren 2021 och började användas i mindre skala juni 2021. Under hösten 2021 spreds tjänsten till fler medarbetare och verksamheter. Intern struktur för beställning och uppsättning av lösningen har tagit fram. Utbildning samt information till berörda medarbetare och verksamhet pågår.

Lösning för säkra digitala möten

Under framtagandet av upphandlingsunderlag för säker kommunikation, e-post och video, testade vi en videolösning som är byggd i open sourcekod, jitsi. Denna beslutade vi sedan att själva bygga. Lösningen möter interna behov och externa krav och driftas lokalt hos oss. Lösningen börjar användas under hösten 2021.

Mer information samt riktlinjer och mallar hittar ni på utveckling.sundsvall.se där finns bland annat mallar som hjälper till att klassa den information som hanteras för att veta när lösningen för säker kommunikation ska användas. Liksom våra riktlinjer kring molntjänster och massa annat spännande!

Vanligt ställda frågor, FAQ

Vilka risker finns om SDK inte införs?

Att informationen skickas okrypterat, i klartext, och kan därmed läsas av obehöriga personer. Med nuvarande arbetssätt följer vi inte upp till regulatoriska krav. Medarbetare känner stor osäkerhet i att kommunicera på ett tryggt sätt med andra myndigheter, leverantörer och medborgare.

Varför ska man införa SDK?

För att förbättra, förenkla och öka säkerheten i hanteringen av känslig information i offentlig sektor.

Vilka förmågor behöver organisationen ha för att utveckla och förvalta SDK?

Rekommenderat är att ha kompetenser inom informationssäkerhets, IT-drift, strategi och systemförvaltning.

Behöver man omorganisera sig för att kunna förvalta SDK?

Kan variera men oftast inte. Vanligtvis behövs systemförvaltare, teknisk systemförvaltare samt supportfunktion.

Om det finns ett gap i förmågor, hur säkerställer man att dessa finns på lång sikt?

Utför en riskanalys i samband med er införandeprocess där frågor lyfts kring exempelvis områden som arbetsmiljö, teknik, systemförvaltning och ekonom.

Vilka lärdomar finns det att dra från de pilotprojekt som genomförts?

Förankra tydligt i högsta ledning. Kommunicera tydligt och ofta samt planera hur och av vem kommunikationen ska skötas. Mycket viktigt att använda rätt terminologi då förkortningar kan förvirra mottagaren.

Vilka leverantörer finns det på marknaden som kan stötta i implementeringen?

SKR/Inera kan under flaggan för projektet Säker digital kommunikation (SDK) informera om samarbetsparters som kan hjälpa till med den del som behöver införas i egen verksamhet. Var vaksam på att en del privata aktörer inte helt kan leva upp till regulatoriska krav med tredjelandsöverföring osv. Analysera leverantörs!

Viktigt att noga analysera potentiell leveranspartner och dess lösningar. Sök stöd i kanaler kring informationssäkerhet eller liknande. Omvärldsbevaka noggrant och gör en trygg bedömning för just er verksamhet.

  • Förväntad resultat efter att ha skapat SDK inom organisationen
  • Känslig information om medborgare skickas på ett säkert sätt
  • skapar förtroende och tillit till offentlig förvaltning.
  • Säker digital kommunikation bidrar till att kommunens informationshantering når upp till mål som hög effektivitet, kvalitet och säkerhet.
  • ökad säkerhet i kommunikation av framförallt sekretessreglerad information, såväl internt som externt.
  • effektiviserar ärendehantering
  • Flera ärenden kan handläggas på kortare tid
  • färre felskickade meddelanden
  • ska känna trygghet i att rätt information når rätt mottagare.
  • Medarbetare ska känna trygghet i att kommunicera digitalt.
  • Införandet ska även leda till att antalet pappersbevarande aktiviteter bör minska i kommunens verksamheter.

Kommentarer

guest
0 Kommentarer
Inline Feedbacks
Visa alla kommentarer